Regelmatig krijgen wij van onze klanten de vraag... Wat moet ik allemaal in mijn algemene voorwaarden opnemen?

Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat wij geen juristen zijn, slechts ervaringsdeskundigen. 

Kopieer nooit zomaar algemene voorwaarden van een andere Fitness Professional of Gym. Laat je algemene voorwaarden altijd opstellen en controleren door een goede jurist om problemen te voorkomen.

De meeste vragen die wij krijgen gaan over het innen van abonnementsgelden via automatische incasso. Wat mag wel en wat mag niet? En wat moet ik hierover in mijn algemene voorwaarden opnemen? Belangrijk is vooral dat je duidelijk bent en geen ruimte laat voor discussie.

1.) De duur van je abonnementen.
Zorg ervoor dat het helder is wat de duur van de overeenkomst is die de klant met je aangaat. Is het abonnement maandelijks opzegbaar of bijvoorbeeld voor minimaal een half jaar? Wat is de opzegtermijn? Minstens net zo belangrijk is dat je vermeld of de overeenkomst stilzwijgend wordt verlengd of automatisch afloopt.

2.) Pauzeren van abonnementen en betalingen.
Mogen klanten hun betaling tijdelijk stopzetten bij vakantie of ziekte? Zo ja, hoe vaak per jaar mag dit? Zorg dat je hier duidelijk over bent in je voorwaarden zodat er geen ruimte kan ontstaan voor discussie.

3.) Terugbetalingen / Crediteren van facturen.
In welke gevallen vind er restitutie plaats? Sommige bedrijven bieden een niet goed geld terug garantie. Doe jij dit ook? Neem dit dan zeker op in je algemene voorwaarden en vermeld er bij wat de garantieduur is, zo voorkom je dat je klant na een jaar opeens geld bij je komt claimen.

4.) Geldigheidsduur van rittenkaarten.
Werk je met rittenkaarten? Vermeld dan altijd de geldigheidsduur van de rittenkaart in je algemene voorwaarden.

5.) Aansprakelijkheid.
Het is verstandig om iets over aansprakelijkheid in je algemene voorwaarden op te nemen, echter indien jouw klant een consument betreft houdt dit in de praktijk helaas juridisch meestal weinig stand.

De wet zegt hierover het volgende:
Als hoofdregel geldt dat je je aansprakelijkheid niet mag uitsluiten of beperken. Consumenten worden namelijk gezien als de zwakkere partij die beschermd moet worden. Vandaar dat bedingen die de aansprakelijkheid uitsluiten op de zogeheten “zwarte lijst” staan (artikel 6:236 BW). Zulke bedingen zijn “onredelijk bezwarend”. Dan is er ook een grijze lijst (artikel 6:237 BW) waarvan de wet zegt dat ze vermoedelijk onredelijk bezwarend zijn. Je moet kunnen aantonen dat zo’n beding niet onredelijk is.

Last but not least!
Je kunt nog zulke goede voorwaarden hebben maar als je niet aantoonbaar kunt maken dat je klant ze heeft kunnen inzien heb je voor een rechter geen poot om op te staan.

Hoe kun je dit makkelijk oplossen?
Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden goed zichtbaar zijn en zorg er ook voor dat jouw klant akkoord gaat met de voorwaarden voor hij of zij de betaling doet.

Wij hebben het in de Pay n Plan App zo ingeregeld dat als jouw klant zijn eerste betaling doet via iDEAL hij akkoord moet gaan met jouw algemene voorwaarden en de periodieke incasso van de bankrekening. Indien de vinkjes voor akkoord niet worden worden aangevinkt, kan de klant niet afrekenen.

Gebruik je geen software voor je betalingen/facturatie en laat je jouw klant handmatig facturen betalen? Zorg er dan voor dat je ten alle tijden de algemene voorwaarden bijsluit als bijlage in de e-mail die je verstuurd en bewaar deze verstuurde mails zorgvuldig in een map waar je deze altijd terug kunt vinden.